這里說的酒水包括煙、酒、茶葉和其他保健養(yǎng)生品，主要用于對外招待或送禮。
在企業(yè)中，雖然是行政部門在管理倉庫，但采購、領(lǐng)用和報銷受財務(wù)部門意志影響較大，程序復(fù)雜而無用！
內(nèi)部審計人員，有一個好處就是：能全面和系統(tǒng)地看待問題，因為單純從行政管理角度或單純財務(wù)管理角度看問題，都不全面。
今天就簡單嘮嘮，如何讓酒水管理更便捷，更有效。
一、最省事兒的處理方式
對于招待較少的企業(yè)，不需要做倉庫，也不需行政人員參與酒水領(lǐng)用管理，直接由財務(wù)部門報銷酒水費用。
買后就入費用：
借：管理費用（營銷費用）
貸：銀行存款。
財務(wù)人員直接控制總的費用預(yù)算就行。
這種管理不是本文要說的重點。
二、一般企業(yè)常用的管理方式
一般大一點的集團公司，都會有自己的酒水倉庫，有專門的行政人員管理。
根據(jù)財務(wù)規(guī)范要求，此類招待用品購買后不立刻使用的話，需要先入庫存商品，等領(lǐng)用了，再計入相應(yīng)部門或公司的招待費用。
這時，公司為了規(guī)范化管理，會進行如下操作（不考慮稅費，因為進項增值稅基本是抵不了的）。
買入時，
借：庫存商品
貸：銀行存款。
領(lǐng)用時，
借：管理費用
貸：庫存商品
這種賬務(wù)處理方法，和企業(yè)管理相關(guān)。
集團公司只有一個倉庫的，統(tǒng)一采購再分開領(lǐng)用。
集團和各分子公司各有一套倉庫的：分開采購或統(tǒng)一采購分開領(lǐng)用。
哪個公司或部門領(lǐng)用了，就入到哪個部門的費用中，哪個公司領(lǐng)用就入到哪個公司費用，這樣很公平。
這造成了什么問題？
（1）可能分設(shè)多個倉庫，浪費多個行政管理人員；
（2）雖分公司開票，但采購量與實際使用不一致，造成各公司都有庫存節(jié)余。
（3）因為各公司賬分得清楚，庫存不一樣，就會有公司之間的借用，來回借用多了，盤點倉庫時，常常數(shù)量就對不上，賬也不好理。
（4）財務(wù)方面還得做兩次賬，入庫一次，出庫一次，不同公司每次都得分開做；
（5）需要制作《出入庫單據(jù)》和《領(lǐng)用申請單》，采購時做入庫，領(lǐng)用時做出庫。
這么說吧，這樣正規(guī)的處理方法，比之簡單的做法，工作量起碼增加了十倍不止。
三、快捷簡易的做法
1.財務(wù)管理方面
購入時，財務(wù)人員一次性入費用，分別入到不同公司，不用分部門（可入成本的也可分部門），各公司一筆分錄就完工。
好處：
（1）各公司賬上無庫存商品余額；
（2）領(lǐng)用時不必再做賬，買時可能上百件買，用時一件一件領(lǐng)用，做賬的工作量省的不是一點半點；
（3）稅務(wù)籌劃，哪個公司收入多，就將費用多入些，避稅。
（4）還可以統(tǒng)籌后，計入員工福利費，不必全入到招待費（僅60%可抵），可省所得稅；
（5）預(yù)算控制只按行政統(tǒng)計的領(lǐng)用數(shù)據(jù)，計入預(yù)算統(tǒng)計表內(nèi)就行，不需扒拉賬上數(shù)據(jù)，也不需每月賬表核對，省了不少事兒。
2.行政人員的倉庫管理
不必做出入庫單，只需《領(lǐng)用申請單》就行；然后登記領(lǐng)用臺賬：公司部門、領(lǐng)用人和金額。月底做個統(tǒng)計表，報給財務(wù)，所有出入庫單據(jù)和《領(lǐng)用申請單》不必再給財務(wù)。
好處：
（1）只需設(shè)立一個倉庫。管理人員一人就夠，甚至還可兼職做其他的；
（2）少了出入庫登記，僅保留《領(lǐng)用申請單》和臺賬，省不少工作量；
（3）倉庫盤點時不必分公司盤點，一個倉庫就夠了；
（4）公司之間借用直接變更領(lǐng)用單，公司間不用天天往來對賬。
四、疑問解答
疑問1：不做出入庫單，財務(wù)人員就不能及時發(fā)現(xiàn)領(lǐng)用多了，不能及時控制預(yù)算？
答：現(xiàn)實中，就算有出入庫單，有幾個財務(wù)能及時發(fā)現(xiàn)？有幾個財務(wù)通過賬上的數(shù)字控制預(yù)算？壓根兒沒有！最終還是靠行政報的統(tǒng)計表來控制；
真要動態(tài)控制，完全可交給行政部門來控制。
疑問2：采購時，就提前確定了哪個公司發(fā)生多少費用，結(jié)果可能與實際不符！
答：為什么要相符？單單為了“財務(wù)規(guī)范”,國家稅局也不管你入到哪個部門呢？預(yù)算控制全在線下，怎么入賬不影響費用控制。
疑問3：提前定哪個公司，稅局會說你造假賬，一次計那么多費用？
答：不要太死腦筋。要懂得分公司，分部門，也不要全用在管理招待上，可以用在營銷招待和福利費上。另外，稅局也不會真去盤點你的倉庫，不會看哪些用了，哪些沒用，只要不是幾百上千萬的屯貨，人家沒那閑工夫查你。
疑問4：一看某月招待費多，會不會有政府人員來查有行賄行為？
答：出入庫在線下，好處就是不怕查。我們公司原來被檢查院的人找上門過，政府有人出事了，查公司的外聯(lián)人員。
此種操作，采購時一次入賬，就無法精確到具體招待日期，而《領(lǐng)用申請單》是不入財務(wù)賬的（而且可以隨時銷毀），就是有人查，也只能看到成批的采購，看不到具體什么時間消費？看不到招待了誰或向誰送禮？更加安全！
管理過程需要注意的一點就是：把握“度”，什么事兒做過頭了，就不如不做。
有些公司已經(jīng)這樣做了，但有的公司還是很原始的！
如有財務(wù)人員或者行政人員看了這篇文章，希望能理解這種做法，并力行哈！
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