在生活工作中，我們可能會經(jīng)歷采購核算的過程?；趯満拓攧盏年P系以及財務的整體框架的梳理，本文重點來拆解一下采購業(yè)務的財務核算細節(jié)，希望對你有所啟發(fā)。

前言

由于對財務一知半解，在學習的過程中，我總覺得財務是個比供應鏈還要枯燥和晦澀的領域，供應鏈雖然也比較晦澀，但我們可以去現(xiàn)場真實的感受到物流和信息流的變動，那流動的實物，就像血液在心臟里的收縮一樣，讓供應鏈有了靈魂和呼吸。而且在供應鏈領域里，無論是業(yè)務還是系統(tǒng)建設，通常是不同的部門負責不同的職責，干好本職工作就行，雖然有協(xié)同，但是相對解耦。

而財務處理的全都是信息的匯集和計算，通常一個報表就要涉及到所有部門聯(lián)動，一旦出錯，自上而下都要跟著調(diào)整，而且還涉及到各種合規(guī)限制（主體合規(guī)、稅務合規(guī)），通常一個項目一旦涉及到財務部門，難度系數(shù)就會大大增大，這也是很多業(yè)務部門發(fā)起項目時，通常不愿意讓財務參與的原因（但是又躲不過，生生的無奈）。在他們看來，財務就是古板先生，業(yè)務前進路上的絆腳石，因為開會時，財務部的同事說得最多的就是“不行”、“不合規(guī)”這些詞。

（這里木筆只是描述一些公司的現(xiàn)狀，對財務并沒有偏見哈，相反，我本人是非常欣賞財務同學的專業(yè)和鐵面無私的，哈哈）

上一篇文章，我們梳理了供應鏈和財務的關系，以及財務的整體框架，感興趣的朋友可以回顧前一篇《業(yè)財一體化：從供應鏈業(yè)務到財務核算的全貌解析》，本篇文章，我們重點來拆解一下采購業(yè)務的財務核算細節(jié)。

01 采購入庫與財務核算全流程?

根據(jù)付款時機的不同，主要有兩種采購入庫類型：現(xiàn)購和賒購。

①現(xiàn)購：一手交錢，一手交貨，貨款當面結(jié)清。

②賒購：購銷雙方利用商業(yè)信用交易，先接收貨物，再支付賬款。

現(xiàn)購就像我們?nèi)コ匈I東西，想要把商品拿走，必須先支付。賒購就像我們小時候去隔壁王叔叔的小賣部買雪糕，先記賬，等拿到零花錢了再補上。

企業(yè)與企業(yè)之間的采購行為，賒購比較常見，購銷雙方基于采購合同送貨，到達賬期后，再支付采購賬款。賒購模式下，因為錢貨不同步，在進行財務記賬時，就會出現(xiàn)應付賬款和暫估入庫等一系列財務行為。

下圖為賒購模式下的采購入庫及采購核算全流程：

采購入庫業(yè)務與財務全流程（賒購）

①采購員發(fā)起采購申請，審批通過后，開始和供應商談判、簽合同；

②有些采購需要支付預付款，供應商才發(fā)貨，這時，需要先向財務申請支付預付款；

③供應商送貨到指定倉庫，倉庫收貨入庫后，財務以入庫明細做暫估入庫，核算存貨成本；

④供應商的發(fā)票送達財務以后，生成應付單沖暫估，出納基于應付單給供應商支付余款。

在財務處理的過程中，預付款、應付款、付款和存貨都會生成對應的總賬憑證。

02 退供應商與財務核算全流程

如果采購的商品賣不動，或者出現(xiàn)了質(zhì)量問題，按照采購合同約定，如果供應商愿意接收退貨的話，可以對商品進行退供應商。退供應商是采購入庫的逆向流程，即公司將商品發(fā)給供應商，供應商把錢退給公司。

退供應商的業(yè)務及財務核算流程如下圖所示：

退供應商業(yè)務與財務全流程（賒購）

①采購員發(fā)起退供應商申請，在系統(tǒng)中創(chuàng)建退供單，退供單一般需要指定退供的批次，可以基于原采購入庫單創(chuàng)建，也可以基于商品的批次庫存創(chuàng)建；

②倉庫接到退供單以后，按照需要退供的商品明細揀貨發(fā)貨，發(fā)貨明細回傳采購系統(tǒng)；

③供應商收到商品以后，辦理退款（前提是已經(jīng)收到了企業(yè)的采購付款）；

④財務基于發(fā)貨明細對應付賬款進行沖紅處理，并生成總賬憑證

03 采購入庫的業(yè)務到財務信息流

從采購開始到最終的財務付款流程中，單據(jù)流向如下圖所示（當然每家公司業(yè)務不一樣，在設計時，各單據(jù)之間的處理方式未必相同，所以本圖僅供參考）：

采購入庫單據(jù)流向

①采購員創(chuàng)建采購訂單后，采購系統(tǒng)中會生成一張采購單，記錄向供應商采購的商品和采購成本等信息；

②庫房收到供應商的來貨后操作入庫，會生成倉庫的入庫單，記錄實際入庫的商品批次、數(shù)量信息，此入庫信息也會同步給采購系統(tǒng)和財務系統(tǒng)；

③財務系統(tǒng)基于入庫明細和采購成本生成向供應商付款的應付單，應付單記錄應該向供應商支付的款項，以及已經(jīng)支付和結(jié)算的款項信息；

④到賬期后，需要向供應商付款，采購員（或財務）會基于應付單提交付款申請，申請財務付款。付款申請單記錄本次需要向供應商支付的款項，需要關聯(lián)應付單；

⑤財務出納基于付款申請單x向供應商支付應付賬款，生成付款單，并將付款單與發(fā)票進行核銷。付款單記錄付款人、付款金額和付款方式等信息。

04 什么是財務預付款？

在采購時，如果與供應商的合作不是很深入，或者商品比較緊俏，供不應求時，在采購時需要提前支付一部分采購費用，類似于定金，這部分金額稱為預付款。

支付過預付款的商品，在財務核算時會與采購應付款進行沖銷，即實際支付采購款項時，只需要支付剩余的金額即可，例如采購金額100元，提前預付款30元，則采購入庫以后，還需付款70元。

常見的預付款有兩種方式：第一種是和采購訂單掛鉤，按照采購訂單的金額支付一定比例的預付款金額；第二種是和采購訂單不掛鉤，即簽訂合同后就支付一部分定金，然后才下采購單。

第一種預付款在系統(tǒng)實現(xiàn)上相對清晰，采購發(fā)票、預付款、應付款、付款單可以自動完成勾稽和核銷（勾稽和核銷下面我們來介紹），而第二種預付款無法很好的關聯(lián)采購訂單，處理財務應付賬款時只能人工勾稽和核銷，財務處理上會相對繁瑣一些。

05 啥叫暫估入庫？

暫估，顧名思義，就是暫時估算的意思。暫估入庫指的是企業(yè)購買商品，商品已經(jīng)驗收入庫，但是企業(yè)還沒有收到發(fā)票，在月末合理估計入庫成本。

為什么要暫估呢？我的理解是財務是以發(fā)票做最終結(jié)算依據(jù)的，但現(xiàn)實情況下，供應商往往會先送貨，再補發(fā)票，這就會導致商品先入庫了，發(fā)票還沒到的情況。但既然實物已經(jīng)入庫了，就應該做財務的核算，但沒有發(fā)票怎么辦？那就只好先以入庫明細做暫估入庫咯。

暫估入庫后，會基于采購入庫明細生成入庫成本和暫估應付單，待真實發(fā)票錄入以后，會對暫估進行回沖，然后以真實的發(fā)票金額進行結(jié)算。

暫估入庫

暫估回沖時，如果發(fā)生了實際確認的入庫成本與暫估金額不一致，該如何處理呢？財務系統(tǒng)會根據(jù)實際成本與暫估金額的差額自動生成暫估補差單來調(diào)整入庫成本，若實際成本大于暫估成本，則生成一張金額為正的暫估補差單；反之，則生成一張金額為負的暫估補差單。

關于入庫成本的計算，我們在后續(xù)梳理財務存貨功能時再詳聊。

06 財務勾稽與核銷

介紹兩個會計在編制會計報表時常用的財務術語：勾稽和核銷。

勾稽：也叫鉤稽。是指某個會計報表和另一個會計報表之間以及本會計報表項目的內(nèi)在邏輯對應關系，如果不相等或不對應，這說明會計報表編制出現(xiàn)問題。在采購入庫的財務處理環(huán)節(jié)，勾稽發(fā)票的意思是將外購入庫單與發(fā)票設置成關聯(lián)單據(jù)，相互鎖死，聯(lián)查單據(jù)相互可以照應。已勾稽的發(fā)票才能執(zhí)行入庫核算。

核銷：核指的是“審核、核實”，銷指的是“注銷、銷賬”，是對即將入賬的記錄與原始記錄做關聯(lián)銷賬的過程。在入庫付款環(huán)節(jié)，核銷是確定付款單與原始發(fā)票、應付單之間對應關系的操作，即指明每一次付款是支付哪筆采購業(yè)務的款項，只有經(jīng)過核銷的應付單才能真正作為付款處理。

簡單的說，勾稽就是將兩個單據(jù)之間相互關聯(lián)，核銷就是對于對單據(jù)進行核實并銷賬。

勾稽與核銷

07 講一個采購的案例

最后，我們以一個實際業(yè)務案例來理一下采購的財務核算、預付款、暫估入庫、采購退貨等流程。

老李是X公司的采購員，負責食品的采購，馬上要到七夕節(jié)了，需要提前備一批巧克力做促銷，老王向供應商詢價后，以11.3元/盒的含稅成本價采購了1000盒，共計需支付采購貨款11300元?！高@是采購流程」

按照合同約定，需要先支付采購訂單金額20%的預付款，于是老李向財務申請了2260元（11300*20%）的預付款，7月1日，財務出納打款。「這是預付款流程」

7月5日，供應商按時將1000盒巧克力送往X公司的庫房，庫房分批收貨入庫。入庫明細同步到財務系統(tǒng)中生成暫估入庫記錄?！高@是暫估入庫流程」

7月10日，老李收到供應商郵寄來的采購增值稅發(fā)票，遞交財務錄入系統(tǒng)后，生成實際應付單，系統(tǒng)以實際應付入賬，并回沖暫估應付?！高@是實際應付沖暫估」

7月20日，到了付款日期，老李根據(jù)應付單向財務申請支付供應商尾款9040元（本應付單已預付2260元，還剩9040元）。「這是付款申請流程」

7月25日，付款申請審核通過后，出納基于付款申請向供應商的銀行轉(zhuǎn)賬9040元，并在系統(tǒng)里生成付款單，本付款單與應付單和發(fā)票進行核銷。「這是付款流程」

8月10日，七夕過后，巧克力還剩200盒，按照合同約定，老李在采購系統(tǒng)中創(chuàng)建退供單，按原價將剩余庫存退給供應商，倉庫按照退供單中的信息發(fā)貨「這是退供應商流程」

8月15日，供應商收到倉庫發(fā)出的退貨后，為X公司辦理退款2260。財務收到退款后，創(chuàng)建退款單記錄回款，并生成一張金額為負數(shù)的應付單回沖原應付單?！高@是退款的財務流程」

專欄作家

scm木筆，微信公眾號：供應鏈產(chǎn)品筆記，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家，著有《實戰(zhàn)供應鏈》一書，成為既懂業(yè)務又懂系統(tǒng)的供應鏈實戰(zhàn)專家

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