■ 朱誠
根據(jù)國家“放管服”改革要求,自2014年起,政府采購代理機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)不再需要資格認(rèn)定,財(cái)政部門對(duì)代理機(jī)構(gòu)實(shí)行登記管理,隨之相伴的是代理機(jī)構(gòu)數(shù)量的激增。雖然法律賦予采購人自行選擇的權(quán)利,但在實(shí)踐中,采購人出于對(duì)廉政風(fēng)險(xiǎn)的考慮、對(duì)代理機(jī)構(gòu)能力的考察等原因,通常會(huì)借鑒招標(biāo)采購的方式,通過比選,從報(bào)價(jià)、業(yè)績、人員結(jié)構(gòu)與數(shù)量、招標(biāo)方案、場所等方面進(jìn)行綜合比較,作出評(píng)判,最終選擇出適合自身需求的代理機(jī)構(gòu)。那么,實(shí)踐中,如何在眾多的代理機(jī)構(gòu)中作出選擇?具體需要考慮哪些因素?筆者試作一些簡單的探討供業(yè)界參考。
代理機(jī)構(gòu)的服務(wù)內(nèi)容
專門的招標(biāo)代理業(yè)務(wù)是我國在特定歷史時(shí)期的產(chǎn)物。近年來,隨著政策的放開,除了一些能緊跟時(shí)代步伐,積極向深層次專業(yè)型服務(wù)商轉(zhuǎn)型的代理機(jī)構(gòu),市場上大部分代理機(jī)構(gòu)都提供著較為同質(zhì)化的服務(wù)內(nèi)容。
代理機(jī)構(gòu)可以提供的服務(wù)內(nèi)容大概包括以下幾個(gè)方面:
保證項(xiàng)目采購流程合規(guī)。現(xiàn)階段對(duì)代理機(jī)構(gòu)最基本、最主要的要求是流程合規(guī),接受采購人的委托,代表采購人組織好政府采購工作,依法依規(guī)完成采購工作,實(shí)現(xiàn)物有所值的采購目標(biāo)。
編制招標(biāo)文件,擬定采購合同。最簡單的做法是套用標(biāo)準(zhǔn)文件,把采購人提供的需求文本與合同文本粘貼到標(biāo)準(zhǔn)文件中,簡單調(diào)整后即可完成。但正確的做法應(yīng)當(dāng)是根據(jù)采購人的采購需求,通過自身的能力和經(jīng)驗(yàn)組織編寫滿足采購需求的采購文件和責(zé)權(quán)清晰、便于執(zhí)行的合同條款。在工程項(xiàng)目中,很多具備相關(guān)造價(jià)經(jīng)驗(yàn)的代理機(jī)構(gòu)還可以編制工程量清單和招標(biāo)控制價(jià)。
為采購人規(guī)劃采購方案。執(zhí)行相關(guān)流程,編制采購文件,擬定采購合同,這是最基本的服務(wù)內(nèi)容,在此基礎(chǔ)上,結(jié)合采購人的需要以及代理機(jī)構(gòu)的能力,代理機(jī)構(gòu)可以提供一些更深入的服務(wù)內(nèi)容。比如,在條件允許的范圍內(nèi),規(guī)劃采購方案,設(shè)計(jì)評(píng)審辦法,提高效率,最終提供質(zhì)量合格、服務(wù)完善、價(jià)格有競爭力的采購服務(wù)。
組織驗(yàn)收。驗(yàn)收是采購活動(dòng)的重要環(huán)節(jié),有個(gè)別供應(yīng)商在投標(biāo)環(huán)節(jié)隨意承諾,但因?yàn)閮r(jià)格調(diào)整等原因,又在供貨質(zhì)量上大打折扣。因此,對(duì)于特殊標(biāo)的物,需要從生產(chǎn)環(huán)節(jié)到交貨環(huán)節(jié)的不同階段組織驗(yàn)收,滿足采購人對(duì)質(zhì)量和交貨期的要求。代理機(jī)構(gòu)的經(jīng)驗(yàn)和能力往往比采購人更豐富,在必要的情況下,可以代表采購人完成組織驗(yàn)收工作。
項(xiàng)目全周期各階段服務(wù)的挑選和整合?,F(xiàn)在有些采購人需要代理機(jī)構(gòu)提供更多的延伸服務(wù),如,需求的調(diào)查、起草,價(jià)格的估算,供應(yīng)商信息的調(diào)查等。采購工作從采購意向開始,到最后完成驗(yàn)收投入正式使用,有很多瑣碎的環(huán)節(jié)構(gòu)成。在代理行業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展時(shí)期,代理機(jī)構(gòu)可以根據(jù)自身優(yōu)勢(shì),以點(diǎn)帶面,不斷拓展自身的服務(wù)范圍,增加服務(wù)附加值,促進(jìn)代理服務(wù)升級(jí)。
招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)為何能“委以重任”
作為采購人,需根據(jù)項(xiàng)目準(zhǔn)備情況,決定哪些工作由自己完成,哪些工作委托給代理機(jī)構(gòu),這期間需要考慮以下幾個(gè)因素:
采購人自身的采購經(jīng)驗(yàn)。采購人以往是否有類似項(xiàng)目的采購經(jīng)驗(yàn)?是輕車熟路還是首次嘗試?如果采購人經(jīng)驗(yàn)不足,就需要代理機(jī)構(gòu)的經(jīng)驗(yàn)支持做好本次采購。
采購人對(duì)采購文件的實(shí)際要求。到了要委托代理機(jī)構(gòu)的階段,采購人已經(jīng)完成了需求調(diào)查,并編寫了技術(shù)參數(shù),但不同采購人的完成程度不盡相同,需要代理機(jī)構(gòu)提供的服務(wù)內(nèi)容也不同。比如,有的采購人買某種產(chǎn)品,各種規(guī)格參數(shù)已經(jīng)寫得很清晰了,可以直接用于編制采購文件。但是,有的采購人在采購需求方面準(zhǔn)備得并不充分,比如,買家具、服裝等定制生產(chǎn)的產(chǎn)品,或者項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是個(gè)初來乍到的“小白”,第一次負(fù)責(zé)這種產(chǎn)品的采購,這就需要代理機(jī)構(gòu)幫助其細(xì)化采購標(biāo)的物的需求描述,包括材質(zhì)要求、做工做法、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)和驗(yàn)收的方法等,還可能需要完善合同條款中針對(duì)這個(gè)項(xiàng)目的常規(guī)條款和特殊條款。
采購人組織驗(yàn)收。這取決于采購人內(nèi)部是不是有專業(yè)人員能夠獨(dú)立完成驗(yàn)收工作。以家具、服裝等標(biāo)的物為例,正確的做法是需要在材料生產(chǎn)加工、成品的生產(chǎn)交貨等多個(gè)環(huán)節(jié)組織驗(yàn)收,甚至還需要權(quán)威的第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)。對(duì)于這些繁雜的工作,采購人如何組織,也是在選擇代理機(jī)構(gòu)前需要確定的事項(xiàng)。
簡要總結(jié)一下,代理機(jī)構(gòu)按采購人的委托完成采購,為采購人分擔(dān)不同采購環(huán)節(jié)中的工作,可以提高采購活動(dòng)的效率和質(zhì)量,也為采購人分擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任,便于合同的履行。在采購人不熟悉或者沒有過多精的情況下,委托給一家合適的第三方機(jī)構(gòu),是一個(gè)多方共贏的選擇。一家綜合實(shí)力比較強(qiáng)的代理機(jī)構(gòu),可以幫助采購人減少協(xié)調(diào)各項(xiàng)目參與方的成本,有助于提高效率、降低風(fēng)險(xiǎn)、保證質(zhì)量。
如何評(píng)價(jià)代理機(jī)構(gòu)的能力
各家代理機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)情況、發(fā)展階段、具備的能力各不相同。如何評(píng)價(jià)一家代理機(jī)構(gòu)的能力,主要從人員和公司兩方面考慮。在人員方面,主要體現(xiàn)在一線工作的項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目助理身上,他們是直接為采購人提供服務(wù)的人員。在公司方面,一是多年來項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的積累,知識(shí)的儲(chǔ)備和應(yīng)用,以及工作方法、程序的不斷改進(jìn)和傳承。二是后臺(tái)的招標(biāo)采購顧問、法律、財(cái)務(wù)、檔案、信息化等多方面的支持人員,以及可以根據(jù)項(xiàng)目需求組織起來的專業(yè)技術(shù)人員。具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
項(xiàng)目經(jīng)理和助理。代理機(jī)構(gòu)的經(jīng)驗(yàn)積累固然重要,但代理機(jī)構(gòu)是否能提供令人滿意的服務(wù),關(guān)鍵在于擬承接項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理和助理,他們應(yīng)該是恪盡職守、靠專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的人。需要采購人考察他們既往的業(yè)績資料,并且通過面談判斷他們是否為值得信賴的人選。通常情況下,一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理同時(shí)負(fù)責(zé)多個(gè)項(xiàng)目,更多的是靠經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)和把關(guān),很多具體工作是項(xiàng)目助理來負(fù)責(zé)。面談中通過聽取項(xiàng)目助理的工作設(shè)想、對(duì)可能出現(xiàn)的問題的提前謀劃,從而選擇最值得合作的伙伴。
代理機(jī)構(gòu)的業(yè)績。業(yè)績是評(píng)判代理機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)。有些代理機(jī)構(gòu)成立的時(shí)間較早,已經(jīng)發(fā)展為綜合型的代理服務(wù)機(jī)構(gòu),各方面業(yè)務(wù)發(fā)展比較均衡;也有一些特定行業(yè)的代理機(jī)構(gòu),比如,專門從事工程招標(biāo)代理的公司,在剛進(jìn)入政府采購領(lǐng)域時(shí),對(duì)法律法規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)和把控程度有所欠缺,這種情況下,業(yè)績就顯得尤為重要了。
對(duì)項(xiàng)目所在地法規(guī)、程序的熟悉程度和學(xué)習(xí)能力。現(xiàn)階段,各地對(duì)采購流程的要求略有不同,且在不斷更新,為了項(xiàng)目的高效運(yùn)行,代理機(jī)構(gòu)對(duì)項(xiàng)目所在地程序的熟悉程度也是項(xiàng)目能否順利進(jìn)行的前提條件,這就要求代理機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)了解當(dāng)?shù)氐囊?,隨時(shí)關(guān)注變化,及時(shí)學(xué)習(xí)和跟進(jìn)。筆者認(rèn)為,這方面也可以納入代理機(jī)構(gòu)的考察因素。
編制采購文件的能力。把標(biāo)準(zhǔn)文件按項(xiàng)目需求修訂并進(jìn)行補(bǔ)充完善,對(duì)潛在投標(biāo)人的資格準(zhǔn)確描述,起草合同條款,協(xié)助采購人進(jìn)行需求調(diào)查、編制需求文件,工程項(xiàng)目可能還需要編制工程量清單和招標(biāo)控制價(jià),根據(jù)項(xiàng)目的標(biāo)的、市場競爭情況有針對(duì)性地設(shè)計(jì)和編制項(xiàng)目的評(píng)審辦法。這需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和助理熟悉法規(guī)、熟悉采購標(biāo)的物所處行業(yè),同時(shí)對(duì)采購知識(shí)有足夠的積累,能夠根據(jù)市場競爭情況編制采購文件而不是對(duì)標(biāo)準(zhǔn)文件進(jìn)行簡單套用。
以擬定合同條款為例,有的代理機(jī)構(gòu)具備國際貿(mào)易的能力和經(jīng)驗(yàn),他們可以代理采購人完成進(jìn)口產(chǎn)品的進(jìn)口審批,在編制招標(biāo)文件、合同條款時(shí)亦能考慮到付款、關(guān)稅、清關(guān)、到貨等后續(xù)合同執(zhí)行因素,此種情況下,采購人與投標(biāo)人之間的工作范圍劃分清晰連貫,責(zé)任與權(quán)利相對(duì)應(yīng)。
對(duì)潛在供應(yīng)商調(diào)查評(píng)估的能力。在對(duì)采購人的延伸服務(wù)中,有一些采購人希望代理機(jī)構(gòu)能夠?qū)撛诠?yīng)商的產(chǎn)品、財(cái)務(wù)狀況、生產(chǎn)能力等方面作出調(diào)查評(píng)估,給采購人出具參考意見。
方案規(guī)劃能力。對(duì)于很多常規(guī)項(xiàng)目,采購人已經(jīng)準(zhǔn)備得比較充分了,只需要代理機(jī)構(gòu)按部就班操作就可以了。但是,有些項(xiàng)目是要實(shí)現(xiàn)特定目標(biāo)的,對(duì)此,不同能力的代理機(jī)構(gòu)會(huì)規(guī)劃出完全不同的采購策略,進(jìn)而影響采購結(jié)果的優(yōu)劣。
協(xié)調(diào)溝通能力。一個(gè)采購項(xiàng)目涉及多方當(dāng)事人,協(xié)調(diào)溝通能力是代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)修煉的基本功。
風(fēng)險(xiǎn)管控能力。代理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)項(xiàng)目采購失敗風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)判,對(duì)潛在供應(yīng)商及所在行業(yè)全面了解,對(duì)同類產(chǎn)品招標(biāo)容易出現(xiàn)質(zhì)疑投訴的風(fēng)險(xiǎn)提前規(guī)避,要考慮問題發(fā)生時(shí)、發(fā)生后的處理方案,盡量將影響降到最低。
研究能力。包括法律、流程、供應(yīng)商、需求等方面數(shù)據(jù)的發(fā)現(xiàn)、積累和使用。在大型綜合性采購項(xiàng)目中,一家有研究和創(chuàng)新能力的代理機(jī)構(gòu)更能通過咨詢服務(wù)為采購人創(chuàng)造價(jià)值。
通過以上三方面的探討,筆者分析了代理機(jī)構(gòu)的工作內(nèi)容以及做好這些工作所需要的能力,采購人要結(jié)合自身需求來決定考察代理機(jī)構(gòu)哪些能力,最終選擇出合適的代理機(jī)構(gòu)。
(作者單位:北京國際招標(biāo)有限公司)
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(文章來源:中國政府采購報(bào))
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