編者按：
在合規(guī)合法的前提下探索如何使科研院所非招標方式采購工作更加科學高效，減少或消除價格風險，是一項具有挑戰(zhàn)性和專業(yè)性的工作。本文從近兩年某科研院所物資非招標方式采購的實踐出發(fā)，分析非招標方式采購各個環(huán)節(jié)的難點和經(jīng)驗，為進一步提高科研院所物資供應管理水平提供參考。
近年來，科技領域“放管服”改革的不斷深化賦予了科研人員更大的自主權，同招標采購一樣，如何在嚴格執(zhí)行企業(yè)物資供應管理各項規(guī)定的前提下，進一步提升科研院所物資供應效率和質量，是當前科研院所物資采購工作實踐中的要點和難點。
一
非招標方式采購的基本內容及利弊對比
1.非招標方式采購的基本內容
非招標方式采購是指用招標以外的方式進行采購，包括談判采購、詢比價采購、直接采購、競價采購等。
根據(jù)物資、項目特點不同，非招標方式采購也有其不同的適用性。
談判采購適用于采購需求不明確、實施方案不明確、或市場競爭不充分，潛在供應商不足三家的情況。
詢比價采購適用于采購人可準確提出采購項目需求和技術要求，市場競爭比較充分的采購項目。
直接采購又稱單一來源采購，采購人通過組建談判小組與一家供應商進行談判，直接采購是一種非競爭性的采購方式，適用于采購項目為特定專利或專有技術，原設備、裝置、系統(tǒng)配套的物資或供應資源數(shù)量極少等情況。
競價采購則適用于技術通用、標準明確、市場競爭充分的采購項目，靠價格取勝。
2.非招標方式采購的利弊對比，如表1所標。
二
科研院所的物資需求特點與物資采購現(xiàn)狀
科研院所與生產(chǎn)型企業(yè)的物資需求存在著明顯差別，具有需求計劃繁多、品種雜、數(shù)量少、頻次低、通用性小、總金額低、需求緊急等特點。在嚴格落實企業(yè)物資招標采購管理“應招必招、能招盡招”的原則下保障科研供應效率和質量，需要物資供應人員積極探索創(chuàng)新。通過統(tǒng)計2019年某科研院所的物資采購情況可以看出：招標采購、詢比價采購、直接采購是某科研院所常用的物資采購方式（見表2）。
三
詢比價采購的實踐與經(jīng)驗
1.科學編制采購預案
針對各類需求物資的特點，科學編制采購預案。對需求頻次較高、可預測需求的物資，如化學試劑、玻璃儀器、實驗氣體等，通過定向或公開詢比價的方式（估算金額50萬元以下）簽訂企業(yè)自采框架協(xié)議，減少一單一采操作，提高采購效率。對技術復雜、非標、難以集合需求形成批量采購的物資，在編制采購預案之前，應通過充分調研溝通，了解生產(chǎn)周期、供貨流程、付款方式、運輸方式等，根據(jù)物資特點，優(yōu)先選擇具有相應產(chǎn)品目錄的供應資源。
公開詢比價采購預案中設置資格條件時，應根據(jù)所采購物資的實際需求條件、技術標準、市場競爭情況等因素合理設置，避免不合理的條件限制、排斥潛在競價供應商，造成競爭不足。
2.充分調研論證，降低價格風險
在開展物資采購工作前，應多渠道開展價格調研，充分了解物資市場供需情況及價格走勢分析，利用BW系統(tǒng)和行業(yè)業(yè)務公開系統(tǒng)，加強日常價格比對分析；通過與科研需求用戶溝通交流，了解物資技術要求、特點及成本構成、決定價格的主次因素，利用各類網(wǎng)絡平臺核查及以往采購經(jīng)驗評判供應商報價情況，保障采購價格的科學合理。
3.合理設定采購目標價
設置合理采購目標價多用于投資類的項目采購，因其有資金指標或采購人對采購項目非常了解，清楚其價格上限，因而設置采購目標價可在一定程度上防范采購價格風險。采購目標價的設定過高，形同虛設，造成采購資金浪費；采購目標價設定過低則可能消磨掉供應商的積極性，造成詢比價失敗。投資資金金額、歷史采購價、BW價格數(shù)據(jù)庫中的采購記錄價格（如中石化物資供應管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計庫）可作為采購目標價設定的依據(jù)，然而充分地了解市場規(guī)律及項目特點，才是采購目標價得以合理設定的保障。
4.強化供應資源管理，防范供應及質量風險
一是引進優(yōu)質供應資源，優(yōu)化供應資源結構，優(yōu)選生產(chǎn)廠或品牌商參與采購，減少中間商、經(jīng)銷商選擇。二是嚴格審查供應商資質，不定期開展供應商經(jīng)營狀況、內部控制、安全環(huán)保、誠信經(jīng)營等的考察或評價。三是強化過程質量風險管控，建立重點供應商資質監(jiān)控臺賬和質量問題臺賬，搭建質量反饋機制，全面強化質量驗收和檢驗，實現(xiàn)物資采購的閉環(huán)管理。
四
直接采購的實踐與經(jīng)驗
1.科研院所實施直接采購的前提
針對科研物資需求緊急、通用性小的特點，物資供應部門在秉持“應招必招、能招盡招”的剛性要求以及“程序不可逾越、進程可以加快”的原則下，對不滿足招標條件的科研物資，尤其是大型科研設備、儀器及主機備件等，可通過辦理相關手續(xù)，實施直接采購；對金額超過50萬元，能夠滿足招標條件的“能招盡招”物資，必須實施招標采購。
2.直接采購的實踐與經(jīng)驗
嚴格履行直接采購程序。一是通過制定直接采購的管理制度，從源頭上嚴格直接采購的論證與審批程序。二是按照企業(yè)業(yè)務公開要求，在采購前及采購完成后，及時做好公示公開工作。
3.把控采購價格
直接采購的物資，因缺乏市場通用性，買方了解市場價格的渠道較窄，采購價格無法合理掌控。在采購過程中，賣方往往憑借其市場資源稀缺性和壟斷地位而呈現(xiàn)強勢，擁有定價權?？偨Y以往實踐經(jīng)驗，物資采購人員可通過采取如下措施把控采購價格。一是多方位對比同類或同種物資價格。如在某控制系統(tǒng)的備件直接采購中，采購人員前期通過查詢賣方公司與集團總部以往簽訂的裝置及備件框架協(xié)議價格，了解到備件的平均折扣率，以此為談判籌碼，向賣方爭取到了列單價50%的折扣率，節(jié)約采購資金30余萬元。二是與科研需求用戶共同調研，了解物資相關的原材料費、運費、進口稅費、安裝及服務等，在商務談判時根據(jù)具體情況，可要求賣方分項報價，從而掌握一定的談判主動權。三是充分運用談判技巧達成合作共贏。直接采購的談判，是雙方人員斗智斗勇的博弈，談判時表達合作誠意但據(jù)理力爭，抓大放小化解難題，可達到事半功倍的效果。
4.控制過程風險
一是盡可能地與生產(chǎn)廠家達成合作。通常情況下，科研儀器設備因其高精尖的特點，生產(chǎn)廠家多在海外，而主機設備、裝置備件的直接采購，因其數(shù)量少或金額小，往往向其經(jīng)銷商或代理商發(fā)起。因此，嚴格審核經(jīng)銷商、代理商的授權證書，是降低供應風險的前提。二是嚴格采購合同的簽訂。雖然采購過程中雙方經(jīng)過多次溝通交流甚至有過長期合作，但對涉及交貨期限、違約責任、技術服務及安裝調試等關鍵事項，不可口頭約定，須切實反映在合同條款中，這不僅能夠約束供應商行為，保護雙方權利與義務，也是控制過程風險的關鍵。
五
小結
科學選用詢比價采購、積極推進招標采購、實事求是開展直接采購，思考探索規(guī)范高效的物資采購供應模式，是某科研院所物資供應人員近年來不斷實踐的經(jīng)驗沉淀。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”采購的不斷深化，非招標方式采購也依托電子商務系統(tǒng)、易派客等平臺實現(xiàn)了全流程電子化操作，通過專業(yè)化、規(guī)范化地發(fā)布詢價書、采購公告公示以及依法公開相關信息，使得采購過程更加公正、科學、透明。以物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)共享技術支撐的電子化操作，在為采購與供應提供諸多便利的同時，數(shù)據(jù)可追溯、可統(tǒng)計，更為監(jiān)察審計提供可靠支撐。
作者：任?靜
作者單位：上海石油化工研究院
來源：《招標采購管理》2022年第2期
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