公司現(xiàn)有七大采購流程是以業(yè)務(wù)的可編碼程度、IT系統(tǒng)是否成熟、采購部門是否介入等多維度劃分的，后續(xù)修改和升級(jí)困難。同時(shí)，流程是根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際操作模式進(jìn)行歸納的，對(duì)物流月結(jié)PO等部分新業(yè)務(wù)支撐不足。另外，流程劃分的標(biāo)準(zhǔn)不唯一，也導(dǎo)致了流程可選，會(huì)出現(xiàn)使用者自己選用流程來繞過監(jiān)管的情況，或者應(yīng)該走簡單流程的業(yè)務(wù)卻走了復(fù)雜流程，使運(yùn)作成本增加。
PTP項(xiàng)目組形成對(duì)現(xiàn)有七大采購流程的優(yōu)化思路，配合ISC-BPE和采購部來落實(shí)具體的流程優(yōu)化工作?，F(xiàn)階段，將首先著力于明確七大流程覆蓋的業(yè)務(wù)范圍以及應(yīng)用規(guī)則，并設(shè)置支付安全的關(guān)鍵控制點(diǎn)，使現(xiàn)有流程更加清晰有效地指導(dǎo)業(yè)務(wù)運(yùn)作。未來，隨著采購業(yè)務(wù)編碼化的普及以及采購業(yè)務(wù)上ERP系統(tǒng)應(yīng)用的加強(qiáng)，將逐步整合七大流程，最終實(shí)現(xiàn)模塊化的采購流程。
公司目前的六大AP（應(yīng)付賬款）支付流程劃分的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，分類繁雜，是為了對(duì)應(yīng)不同的采購流程而設(shè)置相應(yīng)的支付流程，對(duì)業(yè)務(wù)的支持不方便，也不便于支付環(huán)節(jié)的統(tǒng)一操作，影響了支付的效率。對(duì)于PO采購，IBM有統(tǒng)一的PO支付流程，而對(duì)于Non-PO采購，又有IOI（Invoice Only Invoice，非采購介入）支付流程，而且支付流程按照“發(fā)票接收與處理”“發(fā)票匹配”“重復(fù)付款檢查”“支付”等模塊化設(shè)置，總體的流程架構(gòu)清晰，便于指導(dǎo)業(yè)務(wù)操作。
公司在供應(yīng)商開立發(fā)票方面沒有清晰的指引，不能保證供應(yīng)商一次性開立正確的發(fā)票，同時(shí)，發(fā)票在內(nèi)部的收集、傳遞、審批、錄入、查詢等方面的流程還不完善，也沒有明確的問題發(fā)票處理流程，導(dǎo)致發(fā)票的整體處理效率不高。PTP項(xiàng)目組計(jì)劃建立我司的供應(yīng)商發(fā)票開立的指引以及供應(yīng)商問題發(fā)票的處理流程，同時(shí)優(yōu)化現(xiàn)有的發(fā)票信息收集、傳遞、錄入、查詢等流程環(huán)節(jié)，以提高發(fā)票處理的整體效率。
公司目前在AP支付流程中，對(duì)于重復(fù)付款僅僅靠臨時(shí)、個(gè)別的人工檢查方式來實(shí)現(xiàn)，沒有制度化、例行化地開展重復(fù)付款檢查工作。IBM的重復(fù)付款檢查機(jī)制包括支付前和支付后的檢查，每日發(fā)送相關(guān)報(bào)告至AP與相關(guān)部門，保證對(duì)外部供應(yīng)商的同一筆交易僅支付一次，從而達(dá)到事前預(yù)防重復(fù)付款，事后發(fā)現(xiàn)問題解決重復(fù)付款，減少公司資金損失。
PTP項(xiàng)目組計(jì)劃聯(lián)合業(yè)務(wù)控制與內(nèi)部審計(jì)BC&IA項(xiàng)目組，建立完善的采購職責(zé)分離矩陣及評(píng)估機(jī)制，進(jìn)一步完善風(fēng)險(xiǎn)接受機(jī)制，對(duì)采購Bypass行為明確定義，建立Bypass識(shí)別、記錄、報(bào)告和考核機(jī)制，全流程KCP的設(shè)置以及流程遵從性測試等，以優(yōu)化和完善采購到付款全流程的管控機(jī)制。
我們現(xiàn)在的供應(yīng)商銀行信息由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理，非銀行信息由采購部負(fù)責(zé)管理，分散管理導(dǎo)致效率低下和重復(fù)工作。由于供應(yīng)商信息更新和維護(hù)不及時(shí)，導(dǎo)致大量的重復(fù)供應(yīng)商和長期閑置的供應(yīng)商，會(huì)產(chǎn)生延遲付款和錯(cuò)誤付款的情況。對(duì)比與IBM的差距，采購運(yùn)作支持部已經(jīng)組建了專門的小組，先期進(jìn)行供應(yīng)商信息清理的工作，后續(xù)將結(jié)合PTP項(xiàng)目組在這方面的關(guān)鍵發(fā)現(xiàn)，進(jìn)一步完善供應(yīng)商信息管理制度，明確相關(guān)信息的錄入和維護(hù)主體以及操作辦法，從而確保供應(yīng)商信息的有效、完整、準(zhǔn)確和唯一，保證支付的唯一性和安全。
采購要推動(dòng)前端梳理需求審批流程，并規(guī)范采購前端需求。目前采購流程的痛點(diǎn)主要集中于前端需求審批流程臃腫、需求描述不清晰。需求質(zhì)量由需求提出人承擔(dān)責(zé)任，需求的表述必須規(guī)范，持續(xù)改進(jìn)。作為采購來說，不要把需求的責(zé)任攬到自己身上。
對(duì)違反BCG的供應(yīng)商，要按照HIA協(xié)議堅(jiān)決處罰。要防范供應(yīng)商向員工家屬等進(jìn)行間接利益輸送。采購干部要說明供應(yīng)中有無利益相關(guān)，并不是有相關(guān)就不能采購，而是陽光化。
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