1.0 目的
明確供應商對帳處理流程，規(guī)范賬目核對、購貨發(fā)票與所購貨物的正確性、有效性、賬務處理及時性、正確性，控制付款風險。
2.0 范圍
適合于供應商付款前的對帳過程。
3.0 職責
3.1 供應商：
與我司對帳，開具發(fā)票
3.2 采購員：
協(xié)助賬務文員核對供應商提交的《對賬單》；
對產生的異常情況參照《與供應商異常處理流程》處理采購異常事宜。
3.3 賬務文員：
收集對帳資料，對帳，接收發(fā)票，復核發(fā)票，在ERP系統(tǒng)中生成形式發(fā)票
3.4 倉儲收貨員：
對接收到的貨物按規(guī)定在系統(tǒng)中完成入庫并遞送《入庫單》到采購管理組
3.5 采購管理組主管：審批請款單
4.0 流程
4.1 遞送《入庫單》
倉儲收貨員在收到送貨清單的當日或是次日及時地錄入ERP《進貨單》并送檢，倉儲物流部庫管員在收到檢驗合格的物料入庫后,需要嚴格按照ERP《進貨單》單據信息將驗收數量、驗退數量填寫完整,收貨組人員在三日內將ERP《進貨單》送達采購部指定對賬員處；
免檢物料ERP《進貨單》則在入庫后次日送達至采購部（特殊情況除外），并做好交接手續(xù)。
4.2 提交對賬單
供應商按照公司標準對賬表格傳真或郵件給賬務文員。
4.3 形成形式發(fā)票
賬務文員在收到入庫單后在K3系統(tǒng)核對入庫數據與訂單的一致性，按照K3系統(tǒng)操作要求做形式發(fā)票，下推到應付款系統(tǒng)，形成公司的應付帳。
4.4 接收對賬單、接收入庫單、接收訂單以及變更信息
對賬員每月在收到供應商提供的《銷貨明細對賬單》后，也應遵循以下原則，即：
收集《銷貨明細對賬單》規(guī)則為每月需要根據供應商賬期合理安排收集對賬單，優(yōu)先收集貨到付款的、其次是30天賬期的，60天、90天、120天依此類推。
同時收集內部入庫單據，退貨單據，以及采購訂單等原始資料。
4.5 與供應商對帳
4.5.1 在次月5日系統(tǒng)關賬后進行對當月應付賬款。
4.5.2 賬務員日常收到對賬單后，于當日或是次日根據ERP系統(tǒng)應付帳進行核對，當對賬有差異時，在形式發(fā)票界面查詢差異項，核對內容還包括：供方編號、供方全稱、幣種、稅率、稅種、發(fā)票種類、采購單號、品號、品名、規(guī)格、物料單價、數量、單位等。
4.5.3 核對過程中，有問題及時與采購員溝通，采購員需全力配合對賬員解決，必要時需要導出進貨明細表進行確認未驗收物料明細。
（1）如未入庫驗收且又需要走賬付款的，采購員需先與我司倉儲物流部或是品管部相關人員協(xié)商辦理入庫驗收，否則應在《銷貨明細對賬單》中注明,要求供方暫不開據發(fā)票;
（2）在對賬過程中，如有發(fā)現當月進貨單需要更改單價、稅率、稅種、發(fā)票種類的，供應商送貨有質量問題的，當事采購員參照《與供應商異常處理流程》執(zhí)行。
4.5.4 外協(xié)對賬中應檢查核對金額、加工項目等，出現問題時通知調度室修正錯誤。
4.6 開具發(fā)票
4.6.1 供方收到我司核對無誤的《銷貨明細對賬單》后，需在5個工作日內開票提交我司。
4.6.2 發(fā)票內容嚴格按對賬單內容和國家稅法要求開具發(fā)票。
4.6.3 發(fā)票信息中的名稱或規(guī)格，至少有一項以上的信息是與我司采購單信息一致，且發(fā)票金額與我司進貨單金額差異不能超過1元錢。
4.7 接收并核對發(fā)票
對帳員收到發(fā)票后于當日或是次日應立即檢查開具的發(fā)票是否規(guī)范，是否符合國家稅務局下發(fā)的發(fā)票管理的相關要求，包括開票資料是否與公司稅務登記證信息相符、密碼區(qū)有無錯誤、超區(qū)打印、發(fā)票明細是否與進貨明細相符、發(fā)票專用章是否符合稅務要求等。
4.8 制作請款單
帳務員對帳無誤后，按照與供應商約定的贖期要求，申請付款，填寫請款單。
4.9 核對請款單
相關采購員核對請款單無誤后，在請款單上簽字確認。
4.10 審核請款單
采購管理組主管收到請款單后，需檢查請款單相關信息是否填寫正確和完整。
（1）進貨單金額與請款單及發(fā)票是否相等；
（2）請款單是否填寫規(guī)范（項目、供方全稱、供方編號、摘要、賬期、大小寫及付款方式是否正確。
4.11 審批請款單
采購總監(jiān)對采購請款單進行審核后在請款單上簽字。
4.12 遞送請款單據
4.12.1 一般生產物料采購請款需提交的單據附件為：請款單原件。
4.12.2 資產設備款到發(fā)貨請款時，需要附相關申請部門的《生產設備/儀器申購審批單》，單據中相關審批部門人員簽字必須到位，供需雙方簽字蓋章的采購合同。
4.12.3 資產設備、生產用外購設備分批請款及走發(fā)票入賬的單據附件要求：
a.預付款:請款時需附相關申請部門的《生產設備/儀器申購審批單》，單據中相關審批部門人員簽字必須到位，供需雙方簽字蓋章的采購合同。
b.貨到需方后付全款：請款時需附采購合同、全額發(fā)票、資產入庫單、設備開箱檢查驗收單。
c.安裝驗收合格后付款：請款時需附采購合同、全額發(fā)票、資產進貨單、設備驗收及使用接收記錄表。生產用外購設備需要總裝調試后出具《初步驗收報告》；
d.運行驗收合格后付款：設備驗收及使用接收記錄表；
e.付尾款：必須向財務提交《驗收報告》。
4.12.4 進口設備驗收合格請款時，采購員另需附海關報關單；如為款到發(fā)貨情況的，需在提交發(fā)票、《資產進貨單驗收單》的同時，需提交《海關報關單》。
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