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編號:AC2012-040

責任部門: 財務部

操作崗位:

制訂人:

批準人:總經(jīng)理

任務名稱: 采購申請單審批及收貨管理制度

目的：規(guī)范物品采購審批及驗收流程

具體規(guī)定：

1.采購申請單（PR）簽批程序

部門填寫PR單，注明采購原因并由部門經(jīng)理審核，并簽字。

倉庫的PR單由各個倉庫的保管員填寫，再由成本主管審核后交給財務總監(jiān)簽字。

各部門經(jīng)理批完的PR單由各部門秘書遞交采購部詢價，采購部應在PR單上注明供應商，（可暫時將供應商名稱寫在到貨日期欄里）。倉庫的PR單由庫管員直接遞交采購部并登記，以防單據(jù)丟失。

采購部報價后送至財務部，由財務總監(jiān)審批。

最后由財務部遞交總經(jīng)理辦公室，報送總經(jīng)理簽批。

1. 己簽批的PR單的分發(fā)

財務部秘書去總經(jīng)理辦公室取回已簽批的PR單。

將PR單一式四聯(lián)分別派給財務部部（白聯(lián)），收貨部（黃聯(lián)），采購部（粉聯(lián)）和申請部門（藍聯(lián)）。

2. 根據(jù)PR單進行收貨

通知供應商送貨時應告知供應商PR單的號碼，供應商送貨時直接報出PR單的號碼，以便收貨員能快速找出PR單進行收貨。

收貨文員應根據(jù)PR單上所注明的名稱，數(shù)量，單價，質(zhì)量要求等進行收貨，如有不符應馬上找采購部及使用部門確認。如采購物品數(shù)量或價格等發(fā)生變化，應由相關部門填寫變價單，經(jīng)審批后，將一式三聯(lián)分給各個相關部門。收貨部將變價單與相應的PR單附在一起，收貨時按照最后審批價格及數(shù)量進行收貨。

確認所收物品符合要求后，應馬上開據(jù)收貨記錄，并由供應商、收貨文員和使用部門三方共同在收貨單上簽字確認。如供應商不在場，應由采購員代簽。開完收貨記錄后,將黃聯(lián)交給使用部門。

每天收貨部應對當天所開出的收貨記錄做出收貨記錄匯總表。將收貨記錄的白聯(lián)連同匯總表一同交給成本審核，審核后由成本轉(zhuǎn)交應付。

3. 付款

對收貨記錄后按照供應商名稱將收貨記錄分別歸檔。

按照每個供應商的帳期與供應商定期進行對帳，確認金額后由供應商開據(jù)發(fā)票送至財務部應付組。

由應付組申請支票后通知供應商來取。

編號:AC2012-041

責任部門: 財務部

操作崗位:

制訂人:

批準人:總經(jīng)理

任務名稱: 各部門需入庫物品采購管理制度

目的：保證庫房物品來源清晰準確

具體規(guī)定：

1. 各部門提出第一次采購申請，并提交財務部協(xié)商是否有必要入庫。

2. 如果確實需要入庫并且倉庫也有地方存放的，使用部門需提供入庫的數(shù)量、月用量及最低庫存量。

3. 成本部需將該物品編號并錄入系統(tǒng)。

4. 第一次采購的申請單由各部門填寫，并注明“入庫”字樣，同時庫管員也要確認采購數(shù)量并在“采購申請單”上簽字，然后由各部門上交，正常審批。

5. 到貨時由使用部門和庫管員共同驗收并直接收入庫房保存，使用部門填寫“物品領料單”從庫房提貨。

6. 當該物品低于最低庫存量時，由倉庫填寫“采購申請單”進行補倉。

編號:AC2012-042

責任部門: 財務部

操作崗位:

制訂人:

批準人:總經(jīng)理

任務名稱: 日采購程序管理制度

目的：確保營業(yè)部門正常運作

具體規(guī)定：

1. 各廚房每天14：00之前將第二天要采購的食品填寫“食品直購單”，交廚師長審批后，交成本部審核，最后送到采購部。

2. 采購員16：00之前將審批完的“食品直購單”填寫供應商名稱及貨品單價并將不同的食品分派到各個供應商讓其備貨，填寫完整的“食品直購單”交給收貨員填寫“收貨單”項目及單價準備次日收貨。

3. 第二天一早，供應商按照訂貨單上的項目將貨送至度假村，收貨員與各廚房指定驗貨人員共同驗貨，同時填寫“收貨單”數(shù)量一欄，收貨員和廚房指派的人員共同簽字確認。

4. 把“收貨單”在填寫完整后應給供應商一聯(lián)以便與應付款對帳并輸入“用友系統(tǒng)”。由收貨領班檢查并簽字后交到成本部審核。

5. 成本部審核后，將一聯(lián)交給應付款做賬。

編號:AC2012-043

責任部門: 財務部

操作崗位:

制訂人:

批準人:總經(jīng)理

任務名稱: 補倉管理制度

目的：保證庫房合理備貨

具體規(guī)定：

1. 各倉庫下“采購申請單”由倉庫領班審核后，交成本部審核。

2. 成本部審核后交采購部比價確定供應商，送交財務總監(jiān)審批。

3. 財務部秘書將審批完的“采購申請單”一式四聯(lián)分給采購部、收貨部、倉庫和應付款，采購部收到訂單后即通知供應商送貨，并告知供應商請購訂單的號碼。

4. 到貨后，供應商應告知收貨員采購訂單的號碼，收貨員按照號碼迅速將訂單找出并通知庫管員一同驗收貨品，驗收完畢后立即填寫“收貨單”由收貨員、庫管員共同簽字確認，由庫管員將“收貨單”輸入“用友系統(tǒng)”。

5. 簽字后的入庫單應給供應商一聯(lián)，以便與應付款對帳。其他幾聯(lián)分別由收貨部、倉庫、成本和應付款存檔。

6. 當天收貨工作結(jié)束后，收貨部將入庫單匯總打印出來，并將入庫單的成本聯(lián)和應付聯(lián)附后上交成本部審核。

7. 成本部審核后，將一聯(lián)交給應付款做賬。

編號:AC2012-044

責任部門: 財務部

操作崗位:

制訂人:

批準人:總經(jīng)理

任務名稱: 緊急出庫管理制度

目的：規(guī)范緊急出庫程序，確保庫存準確

具體規(guī)定：

1. 緊急出庫也需填寫“物品領料單”，在領料單上注明“緊急出庫”字樣并有使用部門經(jīng)理簽字批準。

2. 領貨時要先到保安部領取庫房鑰匙，并通知值班經(jīng)理，由保安員，值班經(jīng)理和使用部門的人員共同進入庫房領貨。

3. 領貨后，要由三方共同在“物品領料單”上簽字，并將領料單其中的白聯(lián)、粉聯(lián)留在庫房，以便庫管員核對。

4. 將庫房鑰匙用信封封好，交回保安部保管。

編號:AC2012-045

責任部門: 財務部

操作崗位:

制訂人:

批準人:總經(jīng)理

任務名稱: 現(xiàn)金報銷管理制度

目的：現(xiàn)金報銷必須符合國家相關制度和單位財務制度的有關規(guī)定，根據(jù)度假村經(jīng)營所產(chǎn)生的現(xiàn)金報銷實際情況。

具體規(guī)定：

度假村現(xiàn)金報銷必須有部門負責人、財務總監(jiān)、總經(jīng)理［金額在150.00元以上（含150.00元）必須有總經(jīng)理簽字］簽字或蓋章的情況下才能予以報銷。

度假村規(guī)定每星期二、四為現(xiàn)金報銷和離店員工工資結(jié)算日，如遇特殊情況員工辦理結(jié)算，需人力資源部通知財務部進行辦理。

現(xiàn)金報銷的有關規(guī)定：

2.1 現(xiàn)金報銷單的金額及發(fā)票：

a) 報銷金額在1000.00元(含1000.00元)以下的小額現(xiàn)金報銷需填寫“雜費現(xiàn)金報銷 單”，超過1000.00 元的則需填寫“支出申領單”，并選勾“種類”項目中的“現(xiàn)金”一欄。

b) 將購物發(fā)票（必須真實、完整、合法）附在“雜費現(xiàn)金報銷單”后；發(fā)票要求：必須有“稅務局監(jiān)制”章；字跡清晰、無涂改；付款單位要填寫“遼寧碧湖溫泉度假村”字樣；大小寫金額要相符；“項目”填寫要正確；發(fā)票上必須有收款單位“財務專用章”或“發(fā)票專用章”。經(jīng)辦人在發(fā)票背面簽字。

c) 報銷高速公路費、停車費時，發(fā)票要有司機及用車人員的簽字，注明日期、出車地點，（如果是為度假村的客人出車，要有部門經(jīng)理的簽字），然后附上出車申請單，再履行報銷程序。

2.2“雜費現(xiàn)金報銷單”的填寫：

a) 大小寫金額不能涂改，大寫金額要寫在人民幣小寫金額的上端。

b) 用現(xiàn)金購物必須是急需、小額的，并且經(jīng)過有關領導批準，否則還應按正常手續(xù)填 寫PR單，由采購部門負責購買。物品買回后，由部門經(jīng)辦人員持原始發(fā)票和所購物品到收貨部辦理“收貨報告”，根據(jù)“收貨報告”和原始發(fā)票填制“雜費現(xiàn)金報銷單”，經(jīng)部門經(jīng)理簽字批準后送至財務部審核報銷；工程部外購急用零星配件時不必補PR單。外購膠卷、購買員工生日物品及稿費物品時不必補PR單、只需到收貨部驗貨，不必做“收貨報告”。

c) 用現(xiàn)金交納各種費用時，部門也應嚴格控制，能用支票付款的就不要用現(xiàn)金付款。

d) 外出乘坐出租車辦事人員符合“外出乘坐出租車的有關規(guī)定”方可報銷。

e) 司機班停車費及出車補助等超過1000.00 元的現(xiàn)金報銷，也應填寫支出申領單，并注明現(xiàn)金（或勾上現(xiàn)金一欄），也不再填寫現(xiàn)金報銷單。

2.3“雜項現(xiàn)金報銷單”報銷時：

a) “雜項現(xiàn)金報銷單”上所填金額必須與原始發(fā)票的金額相符。

b) 必須有部門經(jīng)理、財務總監(jiān)、收款人、付款人的簽字或蓋章，報銷金額超過150.00元（含150.00元）的還必須有總經(jīng)理的簽字。

3． 現(xiàn)金報銷以報告形式呈文上報的，例如：工資勞務費的支出、人員獎勵等，報告上一定要有上級批示的正文簽字方可報銷，復印件不能做報銷憑證。

4． 差旅費報銷要填制“差旅費報銷單”，寫清日期、姓名、內(nèi)容、金額；有關原始票據(jù)都應附在“差旅費報銷單”后。

5． 員工住醫(yī)院費用的報銷應符合“度假村醫(yī)療保險方案”（人力資源部發(fā)文）的規(guī)定方可報銷。