物資采購管理制度細節(jié)規(guī)定（物資采購管理制度范本）

第一條 總 則

一、為加強公司采購管理，規(guī)范采購行為，保障采購質(zhì)量，提高資金使用率，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。

二、本制度所稱采購包括物資類采購和服務(wù)類采購。

（一）物資類采購是指各種形態(tài)和種類的物品采購，包括工程物資類采購和非工程貨物類采購。工程物資類采購是指與工程建設(shè)項目有關(guān)的主要設(shè)備、材料等的采購；非工程類貨物類采購是指原輔材料、設(shè)備、備品備件、五金材料、包裝材料、辦公用品等采購。

根據(jù)物資對產(chǎn)品質(zhì)量、安全性能、生產(chǎn)安全和穩(wěn)定的影響程度，對公司采購物資做如下分類：

1、重要物資：構(gòu)成最終產(chǎn)品的主要材料或關(guān)鍵材料，直接影響最終產(chǎn)品質(zhì)量、安全性能的物資（如：主要原料、關(guān)鍵設(shè)備、儀表及其備件等）。

2、一般物資：未構(gòu)成最終產(chǎn)品，但直接作用于產(chǎn)品本身，一般不影響最終產(chǎn)品的質(zhì)量、安全性能，或即使略有影響，但可采取措施予以糾正的物資，以及直接影響生產(chǎn)安全和穩(wěn)定的設(shè)備、儀表、閥門材料等。

3、輔助物資：非直接用于產(chǎn)品本身的起輔助作用的物資（如托盤、打包帶等一般材料），以及不會直接影響生產(chǎn)安全和穩(wěn)定的常規(guī)備品備件、墊片等物資。

（二）服務(wù)類采購是指專業(yè)技能服務(wù)等非物資性的采購，主要是指工程服務(wù)類采購，如工程建設(shè)項目的勘察、設(shè)計、施工、安裝、監(jiān)理等技術(shù)服務(wù)采購。

三、公司范圍內(nèi)的一切采購行為均必須按照本制度規(guī)定執(zhí)行。

四、公司采購實行統(tǒng)一管理，集中采購、分工合作，分級負責的體制。

公司供應(yīng)部統(tǒng)一管理公司的采購工作，實行集中采購，發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢。生產(chǎn)部門、使用部門分工合作，共同參與采購過程管理。需要成立招標委員會的，該項采購工作由招標委員會負責，其他采購行為由供應(yīng)部負責，本制度沒有規(guī)定的特殊采購行為由需求部門自行負責，報總經(jīng)理審批。

五、公司采購工作必須遵循以下原則：

（一）未經(jīng)審批的物資需求計劃不得實施采購。

（二）建立、完善合格供方名錄，原則上只能向合格供方實施采購。

（三）合格供方評審分級管理。重要物資的合格供方實行一級控制；一般資、輔助物資合格供方實行二級控制。

（四）一切采購行為必須經(jīng)過公開招標或比價，上報合同審批必須寫清招標比價過程及定標理由。

（五）招標比價過程公開、透明，厲行節(jié)約，提高資金使用效率，保證資金安全。

第二條 合格供方管理

七、供應(yīng)部負責合格供方管理，通過“同等條件，質(zhì)優(yōu)優(yōu)選、價低優(yōu)選、直接生產(chǎn)單位優(yōu)選、近處單位優(yōu)選、老供貨單位優(yōu)選、信譽好單位優(yōu)選” 的方式，綜合考慮“質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)”四個方面的內(nèi)容，在“重質(zhì)量、遵合同、守信用、看服務(wù)”的前提下，做好物資供應(yīng)商的考察選擇工作。公司主要采購物資必須保證各有3-5家“資質(zhì)完備、質(zhì)量可靠、誠信度高、服務(wù)周道”的備選供貨商。原則上合格供方必須是直接生產(chǎn)商，嚴格控制貿(mào)易商、中間商進入合格供方名錄。

八、合格供方的一級控制為每年進行一次現(xiàn)場審核，審核結(jié)果為“合格”以上的評級方能進入合格供方名錄。

合格供方的二級控制為無需進行現(xiàn)場審核，但入選單位必須為有良好生產(chǎn)、質(zhì)量控制能力，業(yè)內(nèi)有良好業(yè)績的生產(chǎn)單位，評審方式為使用單位、質(zhì)量檢驗單位等相關(guān)部門每年進行一次《合格供方評審表》的書面評審。

發(fā)生質(zhì)量事故、違約行為的，一律停止其合格供方資格，必須待質(zhì)量事故、違約行為處理完畢后重新評審。

九、一級控制評審程序：

（一）新進供貨商評審控制程序為：

1、供應(yīng)部收集供應(yīng)商企業(yè)概況、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證，生產(chǎn)經(jīng)營許可證、其他有關(guān)法定的資質(zhì)文件、國家或協(xié)會認證等的資料。

2、質(zhì)檢人員對供應(yīng)商提供的三批樣品進行檢驗，合格者交生產(chǎn)車間進行試用，對物料的性價比進行評價分析，得出書面報告交生產(chǎn)經(jīng)理審核，以考察產(chǎn)品質(zhì)量以及生產(chǎn)工藝適用性。

3、供應(yīng)部進行業(yè)績調(diào)查，了解供貨商聲譽、售后服務(wù)及其他相關(guān)情況。

4、對供應(yīng)商進行現(xiàn)場質(zhì)量審計：

4.1 審計人員組成：供應(yīng)部、技術(shù)部、使用部門相關(guān)人員共同組成審計小組。由供應(yīng)部負責組織，分工負責進行現(xiàn)場審計，并出具審計組成人員共同簽署的《現(xiàn)場審計報告》。

4.2審計范圍及步驟（具體審計內(nèi)容及評分標準由技術(shù)部另行編制）

4.2.1了解企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人、部門負責人的質(zhì)量意識，是否重視人員培訓(xùn)，組織機構(gòu)是否完善。

4.2.2廠房、生產(chǎn)設(shè)施、生產(chǎn)能力、物料管理、倉庫管理是否與質(zhì)量控制相適應(yīng)，不合格品、合格品、待驗品是否有明顯標志等。

4.2.3質(zhì)量保證體系是否健全，質(zhì)量標準、檢驗操作規(guī)程等質(zhì)量管理文件是否完善，是否有工藝規(guī)程和崗位操作規(guī)程等其它生產(chǎn)管理文件，并嚴格執(zhí)行；生產(chǎn)管理中質(zhì)量記錄是否完善，是否有可追溯性；

4.2.4是否有獨立的質(zhì)量管理部門，質(zhì)量檢測設(shè)備、人員技術(shù)能力是否滿足產(chǎn)品的要求。

（二）公司評審合格的合格供方需每年進行資質(zhì)文件、證照資料的更新，并按照本制度要求進行相應(yīng)等級的控制。

（三）經(jīng)評審后，應(yīng)得出明確的調(diào)查結(jié)論：

“優(yōu)秀”類作為優(yōu)先考慮合作的供應(yīng)商，其審計得分在90分以上。

“合格”類作為可以合作的供應(yīng)商，其審計得分在70--89分之間。

“不合格”類不作為進入合格供方網(wǎng)絡(luò)，其審計得分在70分以下。

十、合格供方的批準：

由供應(yīng)部負責填寫《合格供方評審表》的企業(yè)概況、履約能力、業(yè)績、資信等信息，報公司領(lǐng)導(dǎo)核準；質(zhì)量技術(shù)部門負責填寫產(chǎn)品質(zhì)量標準、供方生產(chǎn)能力、樣品（到貨產(chǎn)品）驗收情況，報公司領(lǐng)導(dǎo)核準；一級控制的合格供方需附加《現(xiàn)場審計報告》。使用單位簽署使用情況意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)核準。必須三方均出具同意列為合格供方意見后，《合格供方評審表》方能最終提交總經(jīng)理批準。

第三條 采購管理

十一、非工程類物資的采購管理：

（一）由生產(chǎn)車間根據(jù)月度生產(chǎn)計劃、檢維修計劃提出物料需求計劃申請，然后報生產(chǎn)經(jīng)理審核，通過后報財務(wù)審批。

（二）財務(wù)審批通過后交倉庫，確保庫存平衡。

（三）倉庫將審批通過的物料采購計劃交供應(yīng)部，供應(yīng)部安排采購員進行招標或比價。根據(jù)招標或比價結(jié)果填寫《合同審批單》，按照公司相關(guān)規(guī)定與供方簽訂合同。

（四）辦公用品中低值易耗品的采購根據(jù)交易習(xí)慣由辦公室自行比價采購。非低值易耗品按照上述程序由供應(yīng)部負責。

十二、工程類物資采購管理

（一）由項目技術(shù)部門根據(jù)審核確定的圖紙?zhí)岢龉こ涛镔Y需求計劃，報經(jīng)理審核，審核通過后報財務(wù)審批。

（二）財務(wù)審批通過后交倉庫確保庫存平衡。

（三）項目部門將審批通過的工程物資需求計劃交供應(yīng)部，供應(yīng)部安排采購員進行招標或比價。根據(jù)招標或比價的結(jié)果填寫《合同審批單》，報供應(yīng)部審核，供應(yīng)部審核后交項目部技術(shù)部門進行技術(shù)確認，后提交項目總負責人核準。項目總負責人核準后，費用在項目概預(yù)算范圍內(nèi)，金額小于10萬的采購財務(wù)審批即可執(zhí)行；金額大于10萬的采購財務(wù)審核后由總經(jīng)理審批方可執(zhí)行。超出項目概預(yù)算的，必須辦理工程項目概預(yù)算修正手續(xù)，并且超出項目概預(yù)算的采購計劃無論金額大小，均必須由總經(jīng)理最終審批。

（四）工程材料單筆金額超出30 萬元的，設(shè)備采購單筆金額超出 30 萬元的，須由招標委員會進行招標定標。

十三、服務(wù)類采購管理

（一）工程類服務(wù)，由項目技術(shù)部門提出申請，報經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。

（二）10萬元以下的工程服務(wù)類采購由項目部自行進行招標比價；10萬元以上的工程服務(wù)類采購，根據(jù)工程項目管理制度規(guī)定，須由招標委員會招標定標。

十四、供應(yīng)部必須嚴格按照物資需求計劃列明的規(guī)格型號、技術(shù)指標要求進行采購，必要時在招標、比價前必須由物資需求部門、質(zhì)量技術(shù)部門進行技術(shù)澄清，或進行技術(shù)評標，保證所采購物資滿足物資需求部門要求，保證所采購的物資在同一技術(shù)標準上進行招標比價，做到質(zhì)優(yōu)價優(yōu)。

十五、根據(jù)公司采購慣例，1萬元以下的常規(guī)五金件、備品備件、配件以及有市場信息價的零星鋼材等采購可以不簽訂采購合同，由經(jīng)理書面審批即可采購。其余采購行為，必須按照公司《合同管理制度》規(guī)定與供方簽訂合同。

第四條 招標管理

十六、根據(jù)公司管理制度及本制度規(guī)定需要成立招標委員會進行招投標管理的采購行為，由批準成立的招標委員會負責。供應(yīng)部為公司唯一招標、議標管理、執(zhí)行部門，在招標委員會的領(lǐng)導(dǎo)下全面負責公司招標、議標工作的組織、管理、執(zhí)行：

（一）貫徹落實公司招標管理的各項規(guī)章制度。

（二）組織實施招標工作的具體事項，包括負責起草招標文件，發(fā)布招標公告、或發(fā)出投標邀請，負責投標人的資質(zhì)調(diào)查、生產(chǎn)能力考察、客戶走訪，負責招標答疑，召集、組織評標會議。

（三）管理、制定、推行和使用公司統(tǒng)一的招標文件或規(guī)范文本。

（四）對部門所有招標文件和記錄進行統(tǒng)一編號，登記臺帳和分類歸檔；同時應(yīng)向招投標委員會組長報送招標報表等有關(guān)資料。

（五）公司規(guī)定的其它招標管理職責。

十七、工程建設(shè)負責人、設(shè)備材料使用及管理部門、質(zhì)量技術(shù)部門和其它與招標標的有關(guān)聯(lián)的部門應(yīng)服從招標管理部門安排，配合招標工作。

十八、招標委員會即為評標委員會，人數(shù)為3人以上單數(shù)。評標委員會固定成員為總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的招標委員會組長、采購申請部門經(jīng)理。總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的招標委員會組長為評標負責人。評標委員會其它成員由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的招標委員會組長委派。

十九、招標、議標必須履行下列程序；

（一）由招標委員會根據(jù)實際情況確定招標方式：公開招標或邀請招標。

（二）采取公開招標的方式為在公司網(wǎng)站發(fā)布招標公告；采取邀請招標的方式為發(fā)出招標邀請書。

（三）供應(yīng)部受理投標人的資格預(yù)審申請；接受投標文件；簽訂技術(shù)協(xié)議等。

（四）組織進行開標。開標過程中投標人的一切關(guān)于投標書的變更必須采用書面形式，并由有授權(quán)人簽字確認。書面變更材料必須作為招標資料妥善保管、歸檔。

（五）評標委員會進行評標，確定中標候選人。

（六）對中標候選人進行考察，報總經(jīng)理批準確定中標人。

（七）發(fā)出中標通知書。

（八）與中標人簽定合同。

第五條 驗收管理

二十、原輔材料到貨后，由經(jīng)辦采購員會同倉庫人員進行數(shù)量復(fù)核確認，并通知技術(shù)人員進行質(zhì)量驗收。

二十一、一般物資、輔助物資、工程物資、備品備件、工程材料由技術(shù)部門或使用部門簽署《開箱驗收單》方能入庫。并且該物資只能由需求計劃申請部門領(lǐng)用。

二十二、未經(jīng)驗收的物資不得辦理入庫手續(xù)，更不能直接領(lǐng)用和辦理付款手續(xù)。否則扣除倉庫管理員、采購員當月相應(yīng)的工資。

二十三、經(jīng)查驗為不合格的物資，應(yīng)及時聯(lián)系供應(yīng)商協(xié)商進行折價、退貨、更換、維修處理，處理意見由財務(wù)經(jīng)理審批，金額超過30萬的貨物，處理意見需報總經(jīng)理審批。

第六條 附則

二十四、本制度經(jīng)公司經(jīng)理辦公會通過后實施，自公布之日起開始實行。