第1章 總則
第1條 目的
為了規(guī)范訂單跟蹤工作，提高訂單跟蹤效果，特制定本規(guī)范。
第2條 審批權(quán)限
1.采購總監(jiān)及總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批 元以上的訂單處理工作。
2.采購經(jīng)理負(fù)責(zé)審批 元以下的訂單處理工作。
第2章 采購跟單總體要求一樣
第3條 跟蹤過程
訂單發(fā)出后，采購專員需要跟蹤整個過程直至收貨入庫。
第4條 跟蹤要求
1.采購專員應(yīng)完成企業(yè)規(guī)定的以及自購的訂單跟蹤任務(wù)。
2.采購專員全面統(tǒng)籌安排所負(fù)責(zé)的各個訂單的跟蹤工作，不可遺漏。
第5條 處理審批
采購訂單的取消、違反合同以及其他未規(guī)定處理規(guī)范的問題的處理方案應(yīng)由相關(guān)權(quán)限審批人審批后方可執(zhí)行。
第6條 行為規(guī)范
跟單員必須保持對供應(yīng)商的尊重，在跟單過程中必須注意自己的言行舉止，自覺維護(hù)企業(yè)的良好形象。
第3章 訂單跟蹤處理規(guī)范
第7條 訂單分類匯總
1.采購專員必須整理好所負(fù)責(zé)的訂單，將訂單信息填入“訂單信息匯總表”中，確保每一訂單都可查詢。“訂單信息匯總表”如下所示。
訂單信息匯總表
序號 | 訂單號 | 供應(yīng)商 | 下單日期 | 交貨日期 | 備注 |
2.采購專員將負(fù)責(zé)的采購訂單按照訂單跟蹤類別分類，便于進(jìn)行供應(yīng)商分級跟蹤管理(參照《供應(yīng)商分級跟蹤管理制度》)。
第8條 訂單執(zhí)行情況跟蹤
1.采購專員應(yīng)跟蹤訂單處理的整個過程。
2.采購專員按照企業(yè)《訂單狀態(tài)跟蹤管理制度》跟蹤采購訂單。
第9條 企業(yè)取消采購訂單的處理
1.原則上，采購部不能取消訂單。如因企業(yè)內(nèi)部某種原因，確實(shí)需要取消已發(fā)出的訂單，采購專員應(yīng)依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限向領(lǐng)導(dǎo)申請取消訂單。
2.對于企業(yè)單方面取消訂單或供應(yīng)商可能提出取消訂單的問題，采購專員應(yīng)按照以下程序處理。
(1)采購部預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行的解決方法，并由采購專員編制《××取消訂單處理方案》。
(2)采購經(jīng)理或采購總監(jiān)在權(quán)限內(nèi)審批《××取消訂單處理方案》。
(3)采購專員執(zhí)行《××取消訂單處理方案》。
3.依照合同規(guī)定取消訂單的，采購專員無需請領(lǐng)導(dǎo)審批。采購專員應(yīng)將合法取消訂單的證明依據(jù)匯總整理并存檔。
第10條 供應(yīng)商取消訂單的處理
如因某種原因，供應(yīng)商取消企業(yè)已發(fā)出的訂單，采購部應(yīng)按照以下程序處理。
1.采購部選擇新的供應(yīng)商進(jìn)行采購或采購替代品，采購程序應(yīng)參照企業(yè)《采購管理制度》執(zhí)行。
2.采購部及時(shí)通知需求部門，做好應(yīng)急措施。
3.采購部聯(lián)系供應(yīng)商，要求其賠償企業(yè)人力、時(shí)間損失以及其他經(jīng)濟(jì)損失。
第11條 交貨延遲的處理
1.采購專員未能按時(shí)、按量采購所需物資，并影響采購部門正常經(jīng)營活動的，須填寫“采購交貨延遲檢討表”，說明原因及跟進(jìn)情況。
2.供應(yīng)商未能如期交貨的，采購專員應(yīng)及時(shí)同供應(yīng)商取得聯(lián)系，了解其未能如期交貨的原因，并與其協(xié)商處理對策。
(1)采購專員首先應(yīng)在合同到期后的固定時(shí)間發(fā)送“催貨通知單”。
(2)催貨后無回應(yīng)的，采購專員應(yīng)親自致電供應(yīng)商，了解供應(yīng)商的相關(guān)情況。
(3)供應(yīng)商在催貨后一周內(nèi)仍未交貨的，采購專員應(yīng)將具體情況上報(bào)采購經(jīng)理。
3. 交貨延遲次以上的，采購專員提請采購經(jīng)理派駐廠人員到場監(jiān)管或更換供應(yīng)商。
第12條 交貨提前的處理
1.供應(yīng)商提前交貨會導(dǎo)致庫存增加、流動資金周轉(zhuǎn)率下降，所以采購專員不能放松對交貨提前的管理。
2.供應(yīng)商未按照采購訂單規(guī)定提前送貨的，采購專員應(yīng)按照以下規(guī)范操作。
(1)A 類物資允許提前交貨日，B類物資允許提前交貨日，C類物資不允許提前交貨。企業(yè)ABC類物資分類方法如下表所示。
物資分類表
類別 | 標(biāo)準(zhǔn) | 物資品種 |
A類物資 | 占用企業(yè)70%成本，實(shí)際數(shù)量為20%的物資 | |
B類物資 | 介于A類和C類物資之間 | |
C類物資 | 占用企業(yè)10%成本，實(shí)際數(shù)量超過50%的物資 |
（2）供應(yīng)商本年度提前交貨（ ）次以上的，不得提前交貨。采購專員應(yīng)與供應(yīng)商隨時(shí)溝通，確定交貨時(shí)間。
第13條 彈性處理
1.如果企業(yè)客戶提前訂單交期或變更生產(chǎn)計(jì)劃，企業(yè)應(yīng)與供應(yīng)商聯(lián)系，進(jìn)行彈性處理。
2.彈性處理應(yīng)按照以下程序操作。
（1）采購專員接到生產(chǎn)部門或銷售部門的彈性處理信息。
（2）采購專員馬上聯(lián)系供應(yīng)商，了解供應(yīng)商生產(chǎn)進(jìn)度。
（3）根據(jù)客戶訂單提前時(shí)間，與供應(yīng)商協(xié)商加快生產(chǎn)進(jìn)度，必要時(shí)可根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)審批的處理意見提高采購價(jià)格或采取其他鼓勵供應(yīng)商的措施。
第14條 檔案儲存
1.采購專員應(yīng)將供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料分類歸檔以備查。
2.采購專員應(yīng)及時(shí)更新采購訂單跟蹤信息，將其錄入采購部訂單跟蹤信息庫。
3.采購專員自購物資的價(jià)格信息必須每日錄入采購部價(jià)格信息庫。
第15條 其他情況處理加微信分享采購學(xué)習(xí)資料：CPPM110
1.合同上明確規(guī)定的條款，甲乙雙方如有違反，均按合同規(guī)定進(jìn)行處理。
2.合同以及本規(guī)范未規(guī)定的異常情況處理規(guī)范。
（1）采購專員及時(shí)將訂單異常情況上報(bào)采購經(jīng)理或采購總監(jiān)。
（2）采購經(jīng)理或采購總監(jiān)將審批后的處理意見反饋至采購專員，采購專員負(fù)責(zé)具體執(zhí)行。
第4章 附則
第16條 本
規(guī)范由采購部制定，解釋權(quán)歸采購部所有。
第17條 本規(guī)范經(jīng)總經(jīng)理審批后生效，修改、廢止時(shí)亦同。
1、訂單進(jìn)程表
編號：
請購日期 | 請購單號 | 供應(yīng)商 | 國別 | 代理商 | 訂購 | 付款條件 | 需要日期 | 交貨記錄 | |||
日期 | 數(shù)量 | 單價(jià) | 金額 | ||||||||
填表人：
2 訂單異常表
編號：
訂單信息 | 異常 類別 | 處理 措施 | 負(fù)責(zé)人 | 備注 | |||
訂單號碼 | 下單日期 | 交貨日期 | 交貨記錄 | ||||
填表人： 審核人：
3 催貨通知單
制單人： 日期： 年 月 日
： 您好！ 貴企業(yè)與本企業(yè)簽訂的下列合同已到期，至今尚未交貨，請于收到本通知一周內(nèi)辦理！ 此致， 敬禮！ 公司 | |||||||
到期未交貨的物資一覽表 | |||||||
訂約日期 | 合同編號 | 物資名稱 | 規(guī)格 | 數(shù)量 | 單位 | 約定交貨日期 | 備注 |
注：本單一式三聯(lián)，一聯(lián)送生產(chǎn)部門，一聯(lián)送倉儲部轉(zhuǎn)請購部門，一聯(lián)存查
4 采購訂單跟催表
編號： 跟單員：
物資 | 訂購日期 | 訂購單號 | 訂購數(shù)量 | 規(guī)格 | 供應(yīng)商 | 計(jì)劃 交貨日 | 實(shí)際入庫 | 備注 | ||
編號 | 名稱 | 數(shù)量 | 交貨日期 | |||||||
審核人： 審批人：
5 異常訂單反饋表
編號： 日期： 年 月
訂單號碼 | 訂單日期 | 異常類別 | 處理措施 | 處理結(jié)果 | 負(fù)責(zé)人 |
6 采購追蹤記錄表
序號 | 完成情況 | 采購訂單號 | 下單日期 | 交貨日期 | 廠商名稱 | 產(chǎn)品名稱 | 規(guī)格 | 采購數(shù)量 | 采購單日期 | 采購單單號 | 采購數(shù)量 | 采購結(jié)存數(shù)量 | 交貨天數(shù) | 超期天數(shù) |
審批： 審核人： 制表人： 打印時(shí)間：
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